Modul registratura electronica si flux de documente

  • Modulul de Registratura electronica permite inregistrarea si gestionarea documentelor interne, de intrare si de iesire din cadrul Institutiei. 
  • Aplicatia prezinta o zona de administrare, in care pe baza statului de functii si a organigramei se creeaza: unitatea, compartimentele, functiile si utilizatorii.  
  • Aplicatia permite accesul in functie de dreptul care se decide sa il aiba fiecare utilizator.  
  • Pot exista persoane desemnate sa aiba drepturi depline, asupra tuturor documentelor inregistrate si persoane care sa aiba drepturi doar asupra documentelor pe care le au in lucru. 
  • Accesarea aplicatiei se face folosind un browser de internet.  
  • Autentificarea in aplicatie se va face pe baza de utilizator si parola unice.

Exista sectiuni diverse care orienteaza utilizatorul catre optiuni specifice: 

Documente in lucru – in momentul in care utilizatorul accesează modulul de Registratura electronica i se va deschide automat pagina cu “Documente in lucru” astfel incat acesta sa fie informat de la momentul deschiderii aplicatiei de documentele pe care trebuie sa le solutioneze in ziua in curs. 

Primele in lista vor aparea documentele cu termenul de solutionare cel mai mic, sau cele care au expirat. Documentele expirate apar cu culoarea rosie. 

In cazul in care se doreste ca primele documente din lista sa fie ultimele documente inregistrate, cu un simplu click pe starea documentului, ordinea se va schimba. 

Aplicatia permite utilizatorului sa aleaga varianta care il ajuta cel mai bine sa isi desfasoare activitatea. 

In pagina “Documente in lucru” vor aparea statusul documentului, tipul fisierului (de intrare, intern sau de iesire) si indicativul, numarul documentului, termenul de solutionare a documentului, detaliile documentului, Ultimele actiuni si conexarile documentelor. 

Registrul General – in momentul in care utilizatorul acceseaza butonul Registrul General va  

vedea toate documentele inregistrate, in functie de gradul de acces al fiecaruia. In aceasta pagina vor fi afisate: tipul fisierului, numarul, data si termenul de solutionare al documentului, detaliile documentului, ultimele actiuni si conexarile documentelor. 

Pentru INREGISTRAREA unui document in aplicatia de registratura electronica se folosesc casutele: “Adauga intrare”, “Adauga iesire” si “Adauga intern” in functie de tipul documentului ce se doreste a fi inregistrat.  

 In cazul documentelor de INTRARE modulul permite completarea urmatoarelor campuri:  

  • Denumirea documentului, petentul, delegatul, numarul de iesire al petentului, termenul de solutionare al documentului, numarul de file, numarul de anexe apoi se alege indicativul.  
  • Aplicatia permite integrarea Nomenclatorului Arhivistic al fiecarei Institutii. 
  • Aplicatia este prevazuta cu o rubrica unde se pot completa observatii publice (pentru comunicarea cu cetatenii) si o rubrica unde se pot completa observatii interne, cum ar fi modul de solutionare al documentului (ex. Motivul respingerii etc) 
  • Aplicatia permite atasarea de documente in orice format (Word, PDF, JPG, Excel, PPT) 
  • Aplicatia permite scanarea documentelor; 

Solutionarea documentelor de intrare se poate face astfel: 

  • Documentul poate ramane in lucru la persoana care inregistreaza documentul in vederea solutionarii ulterioare; 
  • Documentul poate fi repartizat catre una sau mai multe persoane din cadrul Institutiei; 
  • Documentul poate fi solutionat pe loc ca fiind Rezolvat 
  • Documentul poate fi solutionat ca fiind Respins 
  • Documentul poate fi solutionat prin “Conexare iesire” 
  • Documentul poate fi solutionat prin “Document tipizat”  

Aplicatia permite trimiterea unui e-mail catre petent la solutionarea documentului; 

 In cazul documentelor de IESIRE modulul permite completarea urmatoarelor campuri:  

  • Denumirea documentului, petentul, delegatul, numarul de iesire al petentului, termenul de solutionare al documentului, numarul de file, numarul de anexe apoi se alege indicativul.  
  • Aplicatia permite integrarea Nomenclatorului Arhivistic al fiecarei Institutii. 
  • Aplicatia este prevazuta cu o rubrica unde se pot completa observatii publice (pentru comunicarea cu cetatenii) si o rubrica unde se pot completa observatii interne, cum ar fi modul de solutionare al documentului (ex. Motivul respingerii etc) 
  • Aplicatia permite atasarea de documente in orice format (Word, PDF, JPG, Excel, PPT) 
  • Aplicatia permite scanarea documentelor; 

Solutionarea documentelor de iesire se poate face astfel: 

  • Documentul poate ramane in lucru la persoana care inregistreaza documentul in  vederea solutionarii ulterioare; 
  • Documentul poate fi repartizat catre una sau mai multe persoane din cadrul Institutiei; 
  • Documentul poate fi solutionat pe loc ca fiind Rezolvat 
  • Documentul poate fi solutionat ca fiind Respins 
  • Documentul poate fi solutionat prin “Document tipizat”  

Aplicatia permite trimiterea unui e-mail catre petent la solutionarea documentului; 

In cazul documentelor INTERNE modulul permite completarea urmatoarelor campuri:  

  • Denumirea documentului, emitentul, delegatul, numarul de iesire al emitentului, termenul de solutionare al documentului, numarul de file, numarul de anexe apoi se alege indicativul. Aplicatia permite integrarea Nomenclatorului Arhivistic al fiecarei Institutii. 
  • Aplicatia este prevazuta cu o rubrica unde se pot completa observatii interne; 
  • Aplicatia permite atasarea de documente in orice format (Word, PDF, JPG, Excel, PPT) 
  • Aplicatia permite scanarea documentelor; 

Solutionarea documentelor interne se poate face astfel: 

  • Documentul poate ramane in lucru la persoana care inregistrareaza documentul in vederea solutionarii ulterioare; 
  • Documentul poate fi repartizat catre una sau mai multe persoane din cadrul Institutiei; 
  • Documentul poate fi solutionat pe loc ca fiind Rezolvat; 
  • Documentul poate fi solutionat ca fiind Respins; 

Documente conexate – in momentul in care utilizatorul acceseaza butonul Documente conexate poate vedea toate conexarile dintre documentele de intrare si cele de iesire. 

Registre secundare – Modulul permite definirea mai multor tipuri de Registre secundare.  

  • In cadrul acestui modul se pot inregistra si gestiona documentele aferente Registrelor secundare. 
  • Modulul permite completarea urmatoarelor campuri: Denumirea documentului, se selecteaza Registrul secundar in care se doreste sa se inregistreze documentul (de intrare, de iesire, intern), se completeaza Petentul, Delegatul, Numarul de iesire petent, Termenul de solutionare, Nr.filelor, Anexele, Indicativul.
  • Modulul permite integrarea Nomenclatorului Arhivistic al fiecarei Institutii. 
  • Modulul este prevazut cu o rubrica unde se pot completa observatii publice (pentru comunicarea cu cetatenii) si o rubrica unde se pot completa observatii interne, cum ar fi modul de solutionare a documentului (ex. Motivul respingerii etc) 
  • Aplicatia permite atasarea de documente in orice format (Word, PDF, JPG, Excel, PPT) 
  • Aplicatia permite scanarea documentelor; 
  • Aplicatia permite trimiterea unui e-mail catre petent la solutionarea documentului; 
  • Registrele secundare pot fi incarcate cu date din registratura generala, bifand pe fiecare document, tipul de registru in care documentul trebuie sa apara inregistrat.
  • Documentele pot fi inregistrate concomitent atat în Registrul General cat si in cel secundar aferent.  

Rapoarte – Modulul de Rapoarte permite: 

  • Tiparirea Registrului General, zilnic, saptamanal, lunar, anual sau de la data – la data. 
  • Registrul General poate fi tiparit la nivel de Institutie, pentru toti utilizatorii, sau poate fi tiparit pentru fiecare utilizator in parte; 
  • Tiparirea Registrelor secundare zilnic, saptamanal, lunar, anual sau de la data-la data. 
  • Registrele secundare pot fi tiparite la nivel de Institutie sau pe fiecare utilizator in parte; 
  • Tiparirea proceselor verbale de predare-primire de la data- la data.

Alte optiuni: 

  Integrare Proceduri Operationale in aplicatia de Registratura electronica 

  • Aplicatia permite integrarea Procedurilor Operationale din cadrul Institutiei in modulul de Registratura electronica. 
  • In momentul in care se inregistreaza un document de intrare/iesire utilizatorul poate lucra pe procedura operationala intocmita in cadrul Institutiei, astfel incat acesta sa fie indrumat catre solutionarea documentului. 
  • Aplicatia este prevazuta cu un modul de Alerte in momentul in care un document este introdus de doua ori.
  • Alertarea se va face pe baza numarului de iesire al petentului. 
  • Aplicatia permite vizualizarea istoricului unui document; In zona de istoric se vor regasi toate actiunile efectuate asupra documentului curent impreuna cu data si autorul modificarilor. 
  • Aplicatia permite inregistrarea documentelor inclusiv de pe telefon sau tableta;

Filtrarea – Pe baza filtrelor se pot obtine detalii specifice care intrunesc criteriile solicitate.  

Filtrarea se poate realiza de la data- la data, dupa denumirea documentului, dupa numarul documentului, dupa numele petentului, dupa numarul de iesire al petentului, dupa department, dupa utilizator, sau dupa status, gasind rapid informatia cautata.