Modul documente tipizate/ registratura electronica

  • Modulul permite crearea unui sablon direct in aplicatie, care va prelua solicitarea cetateanului, datele de identificare, si se vor converti automat in documentul final. 
  • Modulul presupune transmiterea modelelor de documente tipizate și integrarea lor în CityManager.
  • Crearea de campuri personalizate specifice fiecarui document pentru a putea fi preluate, iar ulterior forma finala a documentului se va salva in format PDF și va fi transmisa solicitantului.  
  • Modulul va permite definirea unui numar nelimitat de sabloane de documente.
  • La fiecare sablon se vor putea defini campuri/taguri care vor putea fi preluate automat din cererile cetatenilor.
  • In cazul in care informatia nu este gasita in cererea cetateanului aceasta va putea fi completata de mana. 
  • Documentul rezultat va putea fi inregistrat automat in registratura, existand totodata si posibilitatea trimiterii acestuia pe email cetateanului. 
  • In procesul de configurare a documentelor tipizate se vor putea configura si durate de valabilitate a acestora in asa fel incat cetatenii si functionarii sa fie avertizati pe email cand acel document se apropie de expirare. 
  • Configurarea documentelor trebuie sa se faca din sistemul integrat de catre utilizatorii stabiliti. 

Configurarea formularelor se va face in 2 pasi: 

  • Pasul 1: configurarea rubricaturii formularului 
  • Pasul 2: maparea rubricilor din formular cu coloanele aferente registrului in care se vor inregistra formularele 

Pasul 1. Configurarea rubricaturii 

Configurarea formularelor se va putea face doar de utilizatorii stabiliti carora li se vor aloca drepturi in acest sens. 

Modulul va permite in backend adaugarea, modificarea si stergerea formularelor. In zona unde se pot configura sabloane va exista si posibilitatea de filtrare si cautare a acestora. In cazul in care primaria are si unitati subordonate, sistemul ii va permite functionarea copierea/clonarea formularelor de pe o unitate pe alta. 

In momentul in care se intra in modul de adaugare/modificare sablon, utilizator va putea stabili denumirea sablonului si campurile care il compun. 

Campurile vor putea fi de tip: 

  • Text 
  • Da/Nu (checkbox) 
  • Lista optiuni 
  • In acest caz va exista posibilitatea adaugarii, modificarii si stergerii elementelor listei 
  • Text multilinie 
  • Fisier 
  • Numeric 
  • Email 
  • Eticheta 
  • Link si/sau Download 
  • Data 

Campurile vor putea avea mai multe stiluri la alegere sau vor putea mosteni stilul din pagina parinte. Totodata ele vor putea fi aliniate pe 1,2,3 sau 4 coloane.

Vizualizarea formularului se va putea face inca din momentul construirii lui in asa fel incat utilizatorul sa aiba imaginea vizuala a acestuia inca din momentul adaugarii campurilor lui, fara a fi nevoie de apelarea altor sectiuni de vizualizarea formularului. Totodata va exista posibilitatea definirii caracteristicii ca obligatoriu a unui camp, astfel acel camp nu va putea fi lasat necompletat de catre cetatean. Toate campurile vor avea validare in functie de tipul ales.

Fiecare camp va avea o denumire distincta stabilita de catre utilizator. Optional fiecarui camp i se poate atribui o valoare implicita.  

In modul de editare formular, in zona de vizualizare a acestuia, in dreptul fiecarui camp va aparea o iconita care sa simbolizeze daca acesta este obligatoriu. Totodata, langa aceasta iconita vor exista si 2 butoane care sa permita stergerea campului din formular sau modificarea informatiilor si caracteristicilor acestuia. 

Formularele definite in aceasta sectiune vor putea fi folosite si pentru alte sectiuni ale platformei cum ar fi documente tipizate, registratura sau contracte, dar a nu se limita doar la acestea. 

Pasul 2. Configurarea maparii formularului pe registrele aferente 

Pagina de configurare mapari registre va permite utilizatorilor care au acces la aceasta sectiune sa configureze conexiune dintre registrele primariei si formularele configurate/disponibile. Un formular va putea fi folosit pentru una sau mai multe mapari de registre. 

Aceasta sectiune va permite utilizatorului pe langa filtrarea dupa mai multe criterii (minim dupa denumire, departament, registru, sablon si unitate) si adaugarea, modificarea, stergerea, previzualizarea formularului, precum si generarea codului necesar pentru integrarea cu portalul primariei.   

In sectiunea de editare configurare mapare, utilizator va putea defini numele maparii, formularul folosit, departamentul caruia ii este repartizat documentul, termenul de solutionare, registrul in care va fi inregistrat documentul. Sistemul va permite in cazul in care se doreste ca acel document sa fie comunicat si pe email functionarilor sau altor organe, sa se poata configura o lista de emailuri carora sa le fie distribuite informatiile aferente. In cadrul formularului se va putea configura si sablonul emailului care va fi trimis. 

Totodata sistemul va permite si notificarea prin SMS a anumitor utilizatori/operatori/colaboratori/etc atunci cand se inregistreaza un document nou pe aceasta mapare, lasand posibilitatea configurarii si acestui sablon. 

Aceasta sectiune va permite maparea campurilor din formular cu cele din registrele alese.

Toate campurile definite in formularul selectat vor deveni elemente de legatura. La definirea sabloanelor de email sau SMS cat si a maparilor, automat la setarea focusului pe acel element sa va afisa o fereastra de tip popup cu toate elementele de legatura, de unde utilizatorul va putea alege cel dorit printr-un simplu click de mouse. 

In pagina de definire a maparilor va fi disponibila si previzualizarea formularului selectat pentru ca utilizatorului sa ii fie cat mai usor si intuitiv sa realizeze configurarile necesare.