Modalitate de lucru 

1. Se intra in CITYMANAGER cu utilizatorul, parola si CUI-ul Institutiei. 

2. Se intra in modulul „REGISTRATURA ELECTRONICA”. 

3. Se da click pe „Adauga iesire”,in josul paginii. 

4. La „Denumire document” se trece denumirea documentului de iesire. 

5.  In cazul in care  se doreste inregistrarea documentului si in „REGISTRE SECUNDARE” se bifeaza casuta „Adauga si in Registre Secundare” + se alege registrul secundar. In cazul in care nu se doreste acest lucru, Registre Secundare nu se biofeaza! 

6. Se completeaza: Petentul =  persoana juridica sau persoana fizica careia ii este destinat documentul. 

7. Campul  „Delegant petent” se completeaza doar in cazul in care petentul este persoana juridica si are un reprezentant sau in cazul in care documentul se va trimite   prin e-mail ,fax ,posta etc. (nu este opbligatoriu sa se completeze acest camp) 

8. Daca se apasa butonul verde(+) din dreptul „petentului” sau al „delegatului petent”  se pot introduce date suplimentare, pentru a ramane salvate in sistem. Se recomanda introducerea adresei de e-mail in special pentru persoanele juridice deoarece odata salvata adresa de e-mail se poate trimite raspunsul direct din aplicatie pe e-mail. 

9. La „numar file” se trece nr. de file ale documentului. 

10. La „numar anexe” se trece nr. de anexe daca este cazul. 

11. La indicativ: ramane prestabilit A1 – Registrul General 

12. Se bifeaza modul de rezolvare dorit.

Observatii publice – pentru comunicarea cu cetatenii – se completeaza in cazul in care un dpocument este trimis Online  – direct din pagina web a Primariei si i se raspunde cetateanului tot Online (cetateanul primeste pe e-mail o arhiva cu toate documentele). Acest camp se completeaza doar daca vrem sa transmitem ceva cetateanului. 

Mod de rezolvare (intern) – aici se completeaza anumite observatii interne pe care vrem sa le tinem minte sau pe care dorim sa le trasnmitem altor compartimente in momentul in care le repartizam un document. 

Atentie! Aceste doua campuri nu trebuie completate in mod obligatoriu, doar daca se doreste! 

Important! MOD DE REZOLVARE:  

12.1. In cazul in care doriti sa reveniti asupra documentului – bifati „Ramane in lucru la utilizatorul curent” 

12.2. In cazul in care doriti sa redirectionati documentul catre o alta persoana sau catre un alt departament – bifati „Repartizeaza” si selectati persoanele catre care doriti sa transmiteti documentul. 

Atentie! In cazul in care se da click pe sageata o sa apara numele persoanelor din fiecare compartiment si se pot selecta personanele (sau seful de compartiment) catre catre dorim sa trimitem documentul. 

12.3. In cazul in care doriti sa solutionati pe loc documentul ( Ex. Adeverinta Salariu) – bifati „ Solutionat Rezolvat” 

12.4. In cazul in carre doriti sa respingeti documentul – bifati „Solutionat respins”, si introduceti la rubrica „observatii” motivul respingerii.  

13. Dupa ce ati bifat modul de rezolvare al documentului – dati click in casuta „Incarca Fisiere” si atasati documentul pe care l-ati scanat si completati „Descrierea Fisierului” 

14. Apoi se apasa butonul „Salveaza”.